电子会计档案或将正式＂登堂入室＂

时间：2014-12-08
泉源：中国会计报

    日前，财务部、国家档案局宣布了新修订的《会计档案管理步伐（征求意见稿）》（下称“《征求意见稿》”），这意味着，电子会计档案不久或将正式“登堂入室”。

    这是一份与时俱进的会计档案管理新政。《征求意见稿》尤其针对信息手艺的普遍应用等新的形势，明确了会计档案的界说和规模、电子会计档案的管理要求，完善了会计档案的销毁程序和要求，并团结各单位现实需要完善或修改了会计档案移交、使用、保管等相关内容。

    特殊是，《征求意见稿》明确了部分电子会计资料在知足一定条件下可仅以电子形式归档生涯，同时完善了会计档案的销毁程序和要求，引人关注。

    随着经济社会的生长，随着各单位信息化水平和细腻化管理水平的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式爆发和转达，并形成大宗的电子会计档案。随着谋划管理对会计核算多维信息需求的增添，会计档案数目大幅上升，档案管理事情需要切实思量本钱和效率问题，会计档案的保管形式亟需举行厘革。

    而凭证现行的1998年制订的《会计档案管理步伐》，“接纳电子盘算机举行会计核算的单位，应当生涯打印出的纸质会计档案”。在信息化时代，电子档案管理的执律例范和手艺手段已较为成熟，这种情形下，要求同时生涯纸质和电子的会计档案的意义不大，且会大大增添档案的管理本钱。

    为了顺应信息化和低碳化的时代生长要求，《征求意见稿》进一步一定了电子会计档案的有用性和可替换性（对纸质会计档案的替换），划定“单位内部形成的电子会计资料，同时知足下列条件的，可仅以电子形式归档生涯”。
这些必需“知足的条件”包括：电子会计资料泉源真实有用，由响应的信息系统天生和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有用吸收和读取电子会计资料数据，能够输出切合归档名堂的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并推行了经办、审核、审批等须要的电子签证程序等。

    响应地，上述《征求意见稿》对电子会计档案的移交、销毁、使用等也提出了有关要求。

    现实上，为探索会计档案电子化管理的有用模式，修订《会计档案管理步伐》，财务部从2010年年底最先，就会同国家档案局赴多家单位开展调研和座谈，并自2012年最先陆续选择相关企业开展会计档案电子化管理试点事情。试点企业进一步节约了会计档案管理本钱，提高了会计档案管理效率。仅从内部原始凭证的试点效果看，每家单位每年就可直接节约纸张、打印耗材及后续处置惩罚人力本钱、保管本钱等上万万元，“绿色档案”效应尽显。

    另外，现实事情中，为阻止可能爆发的危害和肩负的责任，关于已凌驾最低保管限期且切合销毁条件的会计档案，单位认真人一样平常也不肯容易销毁，致使会计档案大宗占用单位资源、泯灭保管本钱。这与现行《会计档案管理步伐》划定了会计档案销毁的详细程序但未明确销毁前的判断事情和有关责任有一定关系。

    这一点引起财务部、国家档案局的高度关注。此次《征求意见稿》进一步完善了会计档案的销毁程序和要求�；峒频蛋傅南偈腔峒频蛋腹芾硎虑榈闹饕方�，其中，销毁判断是销毁的条件和基础。此次《征求意见稿》增添了销毁判断的程序和要求，划定“各单位应当建设档案判断委员会（或小组），按期对已到保管限期的会计档案举行判断，并形成会计档案判断销毁意见书。经判断，仍需继续生涯的会计档案，应重新划定保管限期；对保管期满，确无生涯价值的会计档案，可以举行销毁。”同时，此次《征求意见稿》简化了监销的有关划定。

    别的，现行《会计档案管理步伐》接纳枚举的方法，提出了4类应当归档的会计资料，但未对会计档案内在举行界定。其他会计资料是否应当归档缺少响应判断标准，导致各单位现实中做法保存较大差别或者泛起一些争议。此次《征求意见稿》明确了会计档案的界说和规模。

    此次《征求意见稿》还团结现实事情需要，完善或修改了关于延伸会计档案移交档案机构（档案事情职员）的限期、完善会计档案使用的有关要求、明确代理记账中涉及的会计档案管理问题、调解会计档案按期保管限期分类等内容。

    凭证《征求意见稿》的要求，12月31日前，各单位将会把意见反响至财务部会计司。